data dodania: , w kategorii: porady

Planujesz zmianę siedziby Twojej firmy? Przeczytaj nasz wpis, w którym doradzamy, jak sprawnie i bez nerwów „przeprowadzić” Twoją firmę. Zapraszamy do lektury!

Podstawą udanej przeprowadzki firmy, przebiegającej sprawnie i bez niepotrzebnych nerwów jest jej odpowiednie zaplanowanie. Od tego punktu rozpoczniemy zatem nasz poradnik.

Planowanie – o tym nie możesz zapomnieć!

Planowanie przeprowadzki w przypadku firmy, niezależnie od jej rozmiaru, warto zacząć już w momencie, kiedy sam pomysł przeprowadzki przyjdzie nam do głowy. Dzięki temu, szybko przeanalizujemy potencjalne zyski i straty i być może uchronimy się przez zbyt pochopnie podjętą decyzją, która mogłaby wiele nas kosztować.

Kiedy decyzja o przeprowadzce już zapadła, w pierwszym etapie powinniśmy poinformować naszych klientów, kontrahentów i pracowników o czekającej ich zmianie. Warto robić to wielokrotnie i poprzez różne kanały kontaktu: mailowo, telefonicznie, listownie bądź poprzez różnego rodzaju ogłoszenia. Warto o tym również przypominać podczas kontaktu z klientami, tak aby nikt nie miał wątpliwości, gdzie znajduje się nasza firma.

Z przeprowadzki można zrobić duży atut, będący jednocześnie chwytem marketingowym. Zmiana wizerunku firmy, wskazanie na jej rozwój i możliwość zaproszenia klientów do odwiedzenia nowej siedziby. Wykorzystaj tę okazję do promowania swojego biznesu.

Nowa siedziba

Wybierając nową siedzibę firmy, warto zwrócić uwagę nie tylko na przeszłe potrzeby naszego rozwijającego się biznesu, ale i obecne warunki, w jakich funkcjonujemy. Dobrym pomysłem jest przeprowadzenie rozmowy ze swoimi współpracownikami i zastanowienie się, co warto byłoby poprawić, a co dotychczas sprawdzało się dobrze. Dzięki temu, funkcjonowanie w nowym miejscu pracy będzie przyjemniejsze, a praca przebiegnie sprawniej.

Dobrze jest się zastanowić, czy wraz ze zmianą siedziby zmieniamy design czy sposób wystroju wnętrz. Jeżeli planujemy pozostać przy poprzednich sprzętach czy meblach, czas na przemyślenie jak rozplanować ich ustawienie w nowym wnętrzu. Zwróć uwagę nie tylko na to, czy wszystko się zmieści, ale jak rozmieszczenie mebli wpłynie na komunikację między pracownikami bądź odbiór Twojej siedziby przez potencjalnych klientów. Nie zapominaj o okablowaniu.

Przeprowadzka – samemu czy z pomocą?

Zatrudniając profesjonalną firmę zajmującą się przeprowadzkami oszczędzasz sporo czasu, nerwów i pieniędzy. Ma to szczególne znaczenie w przypadku większych działalności. Dzięki wsparciu fachowców, unikniesz podstawowych błędów, a przeprowadzka przebiegnie sprawnie. Szybko wrócisz do pracy i codziennych obowiązków. Na tej stronie dowiesz się więcej o przeprowadzkach firm.

Planując przeprowadzkę, pamiętaj o tym, żeby rozsądnie wybrać jej termin. Ważne, żeby nie pokrywał się z ważnymi dla firmy wydarzeniami. Najlepiej, gdyby był to dzień wolny od pracy. Pamiętaj, ze nasza firmę zatrudnisz nie tylko w dni robocze, ale również w niedziele i święta!

Daj sobie czas na „rozpakowanie” się i „zadomowienie” w nowym miejscu. Lepiej jest zaplanować na przeprowadzkę i rozpakowywanie jeden dzień więcej, niż o kilka godzin za mało.

Jeżeli Twoja firma posiada zespół, w którym każdy z pracowników odpowiedzialny jest za coś innego i obsługuje inny zespół dokumentów, postaraj się zaangażować każdego z nich w pakowanie i rozpakowywanie. Dzięki temu zaoszczędzisz czas potrzebny do wytłumaczenia i powtarzania, co gdzie się znajduje.

Przeprowadzka to świetny moment na porządki. Nie pozbywaj się jednak zbyt lekko starych dokumentów, nie wiadomo kiedy mogą się przydać. Lepiej zaaranżuj specjalne miejsce czy komórkę, gdzie będziesz przechowywał rzeczy, które mogą jeszcze się przydać, bądź które chcesz sprzedać, bo nie pasują do nowego biura.

Wszystkie prace postaraj się nadzorować i wydzielić jeszcze jedną osobę, żeby w razie potrzeby przypomniała Ci o najważniejszych obowiązkach do wykonania. Dzięki temu zminimalizujesz ryzyko popełnienia błędu.

Rozdzielając obowiązki, sprawdź dwa razy, czy wszystkie osoby, którym przydzieliłeś zadania, dobrze Cie zrozumiały. Nie tylko w czasie przeprowadzki, wiele błędów i idącego za nimi sgtresu wynika z niedopowiedzeń i wzajemnego niezrozumienia. Najlepiej sprawdzić zrozumienie poleceń przez parafrazę: poproś pracownika, żeby swoimi słowami powtórzył, jakie czynności ma wykonać i jak to zrobić.

Przewóz sprzętów

Wybierając przeprowadzkę z firmą transportową, nie musisz się martwić o przewóz sprzętów. Jeżeli zdecydowałeś się to zrobić samodzielnie, pamiętaj o ich odpowiednim zabezpieczeniu na wypadek niepogody.

Weź również pod uwagę rozmaite „niegodności”, które mogą wystąpić podczas przeprowadzki. Zepsuta wina, zbyt ciasne przejście, uszkodzenia po drodze – to wszystko może się wydarzyć. Dlatego postaraj się przygotować w głowie „plan B”, który wdrożysz na wypadek niespodziewanych sytuacji. Pamiętaj, że na niektóre rzeczy nie masz wpływu, a Twoje nerwy nie sprawia, że sytuacja się poprawi. Zamiast tego, weź głęboki wdech i pomyśl nad najlepszym rozwiązaniem.

Rozpakowanie się

Tak samo jak w przypadku pakowania, do rozpakowywania polecamy zaangażować pracowników, którzy będą pracowali z danymi sprzętami czy dokumentami. Oczywiście, pracodawca powinien nadzorować ten proces.

Daj sobie i swojemu zespołowi czas na przystosowanie się do nowej siedziby i po udanej przeprowadzce zaplanuj świętowanie. Dzięki wspólnej zabawie wzmocnisz ducha i motywację do pracy wśród swoich pracowników i pokażesz ludzką twarz, która w przypadku szefa jest niezmiernie istotna.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *